Las medidas fundamentales que se han adoptado hasta el momento incluyen:
- la creación de una función de auditoría interna y de investigación especializada
- la aplicación de fuertes controles financieros que incluyen el uso obligatorio de herramientas electrónicas de gestión financiera
- la creación de la figura del Oficial de Ética de UNOPS y la introducción de la política de protección de los denunciantes de irregularidades
- una política exhaustiva sobre divulgación de información
- una selección de personal directivo superior y de finanzas más cualificado
- la aplicación de reglas y capacitación más estrictas en materia de adquisiciones
- la circulación de reglas y límites claros en relación con los gastos de hospitalidad
- la declaración de situación financiera completa por parte del personal
Estas y otras decisiones de gestión han tenido efectos positivos y concretos. Hoy, UNOPS es una organización mucho más fuerte y profesional que antaño. Presta servicios de mayor calidad y trabaja con mayor eficiencia y rendición de cuentas para servir a los objetivos de sus partes interesadas.
A través de estos esfuerzos, UNOPS ha conseguido reconocimientos objetivos que se han visto plasmados en mejores resultados de las auditorías (un informe de auditoría sin salvedades para los dos últimos bienios), nuevos acuerdos marco de negocio con la Secretaría de las Naciones Unidas, la Comisión Europea y el Banco Mundial, así como en una renovada confianza y creciente satisfacción de los asociados.
En 2009, por primera vez en su historia, la organización ha sido capaz de alcanzar la reserva operacional prevista fijada por la Junta Ejecutiva, una prueba de nuestra estabilidad financiera. En 2009, los nuevos proyectos sobrepasaron los objetivos por un valor de 1.440 millones USD, lo cual demuestra la confianza que existe en la capacidad de UNOPS para hacer una contribución eficaz a las operaciones y los resultados.
La reacción de los Estados miembros al estado actual de la organización ha sido positiva. Por ejemplo, el Grupo Africano destacó los resultados tangibles que UNOPS proporciona a sus asociados en circunstancias muy exigentes, mientras que Alemania describió a UNOPS como un “valioso y eficiente contribuidor en la lucha contra la pobreza y en el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio”.
UNOPS ha desarrollado nuevas políticas, aprobadas por su Junta Ejecutiva, que incluyen el reglamento y reglamentación financiera detallada y afectan a ámbitos como la supervisión y rendición de cuentas, el control interno y la gestión del riesgo.
Las medidas vigentes para mejorar los controles financieros y la gobernanza de UNOPS incluyen:
Auditoría interna
El Grupo de Auditoría Interna e Investigaciones (IAIG) fue establecido a comienzos de 2008 de acuerdo con las normas del Instituto de Auditores Internos. Esta oficina proporciona garantías, ofrece asesoramiento, sugiere mejoras y ayuda a mejorar la gestión del riesgo y los sistemas de control y gobernanza de la organización. También pretende promover y reforzar los estrictos controles internos y gestionar los riesgos de la organización.
Con la nueva oficina de auditoría, el personal cualificado de UNOPS involucrado en auditoría interna ha aumentado en más del doble. En 2008 las auditorías de proyectos casi se triplicaron y hubo un notable incremento en las visitas al terreno. En 2009, el Grupo de Auditoría Interna e Investigaciones mantuvo el aumento significativo en el alcance de la auditoría interna de UNOPS en relación con años anteriores, lo que mejora el entorno de control interno global de la organización. En septiembre de 2009, el Grupo de Auditoría Interna e Investigaciones asumió la función exclusiva y centralizada de la gestión y conducción de investigaciones de toda la organización.
Comité asesor
En 2007 se creó un Comité Asesor de Estrategia y Auditoría formado por miembros independientes con experiencia en el sector privado, donantes bilaterales y multilaterales y otras partes del sistema de las Naciones Unidas. El Comité se reúne cuatro veces al año y asesora al Director Ejecutivo y otro personal directivo superior de UNOPS en asuntos estratégicos fundamentales, que incluyen la gestión del riesgo, auditorías externas e internas y cuestiones financieras y relativas a la regulación.
Control de la gestión financiera
El bienio 2008/2009 marca el punto de inflexión de la situación financiera de UNOPS. Se obtuvieron resultados positivos y se consiguió reponer las reservas operacionales de acuerdo con los objetivos establecidos por la Junta Ejecutiva. UNOPS ha recibido una auditoría sin reservas de la Junta de Auditores Externa de Naciones Unidas.
UNOPS supervisa constantemente sus resultados a través de un espacio de gestión en la intranet con interfaz Atlas, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Durante 2009, el Grupo de Actividades Financieras procedió al cierre mensual de los diversos libros de contabilidad y al cierre trimestral del libro mayor. Esta mejora del proceso institucional de presentación de información financiera ha hecho que los datos sean más precisos y completos y ha permitido la presentación y la supervisión más puntuales de los informes financieros.
UNOPS ha continuado con su impulso para reducir el volumen de transacciones en efectivo y eliminar cualquier oportunidad de fraude o robo. UNOPS ha retirado con éxito el sistema manual de anticipos y ha sustituido estas cuentas por más de 70 cuentas bancarias de Atlas. UNOPS se está preparando para aplicar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSAS) antes de enero de 2012 conjuntamente con el PNUD y el UNFPA, que comparten el mismo ERP de Atlas. UNOPS gestiona el proyecto de transición a las IPSAS a través de la metodología para la gestión de proyectos ‘Prince2’.
Adquisiciones
Las nuevas políticas y directrices de adquisiciones proporcionan un marco más claro al personal. Estas incluyen tolerancia cero ante regalos y favores por parte de los proveedores, disposiciones anticorrupción y un código de conducta para proveedores, la identificación automática de UNOPS de los proveedores suspendidos por el Comité de Examen de los Proveedores de Naciones Unidas, un sistema independiente de impugnación de las adjudicaciones, etc. Todo el personal de UNOPS debe recibir formación ética obligatoriamente. Las nuevas reglas requieren de UNOPS las normas éticas más exigentes, tanto del personal de adquisiciones como de los proveedores. La garantía de calidad se consigue en cada uno de los pasos críticos del proceso de adquisición mediante el visto bueno previo de los asesores sobre adquisiciones. Ninguna autoridad de adquisiciones de UNOPS puede celebrar contratos sin obtener obligatoriamente el visto bueno previo de un asesor sobre adquisiciones.
Las nuevas contrataciones han incrementado el nivel de competencia, profesionalizando ulteriormente los procesos de adquisiciones. El personal de adquisiciones recibe formación regularmente en el lugar de trabajo y todos, incluidos los asistentes, deben obtener certificación profesional independiente. UNOPS se ha embarcado en un programa para obtener la certificación sobre adquisiciones a través del Instituto Colegiado de Compras y Suministros. Con ello se complementa el impulso de UNOPS para obtener la certificación ISO 9001.
Estructura interna
En coherencia con el Plan estratégico 2010-2013 de UNOPS, se ha llevado a cabo una importante revisión de la estructura global de UNOPS y se ha institucionalizado un enfoque basado en ámbitos de actividad, en cuyo marco las políticas, los procesos institucionales, los instrumentos y las personas se ajustan atendiendo a las diversas funciones, apoyos y ubicaciones geográficas. Una gran parte de la estrategia consistía en la introducción de actividades de apoyo a la ejecución que ayudasen a definir en qué podemos ofrecer un mejor apoyo a nuestros asociados: Infraestructura, Censos y elecciones, Salud, Medio ambiente y Reforma del sector justicia y seguridad.
A fin de aumentar la capacidad operacional, y como preparación para el certificado de gestión de calidad (norma ISO 9001), UNOPS elaboró un Sistema de Gestión de Actividades y Calidad en línea, que proporciona orientación a las comunidades de profesionales, gestiona el programa de perfeccionamiento para los jefes de actividades y crea vínculos con los sistemas de intercambio de conocimientos de cada ámbito.
Gestión de proyectos
En el marco de la adaptación por parte de UNOPS de la metodología Prince2 para la gestión de proyectos, se han formulado orientaciones para todas las etapas del ciclo de proyectos. El ámbito de gestión de proyectos también ha elaborado un conjunto de instrumentos de tecnología de la información para fortalecer la supervisión de los proyectos y aprovechar las experiencias adquiridas.
Recursos humanos
Las nuevas políticas de contratación han incrementado la competencia de los empleados y eliminado las posibilidades de que se produzcan casos de favoritismo, ya que toda la contratación se basa en la competitividad. Se han introducido restricciones posteriores al empleo, de modo que durante el año siguiente a la separación del servicio los antiguos miembros del personal involucrados en procesos de adquisiciones de UNOPS no deben ni buscar ni aceptar empleo de ningún proveedor de bienes o servicios a UNOPS.
Hospitalidad
Se han emitido nuevas instrucciones relativas a la hospitalidad de UNOPS. En ellas se establece claramente lo que puede y no puede hacerse, los procedimientos de reembolso y los límites. Estas instrucciones enfatizan que el entretenimiento debe ser «modesto», principalmente para el personal ajeno a UNOPS y deberá evitarse “cualquier muestra de extravagancia u ostentación”.
Declaración de la situación financiera
Las nuevas instrucciones hacen de las reglas de divulgación de información de UNOPS las más amplias del sistema de las Naciones Unidas, con una declaración de intereses obligatoria para todo el personal de nivel intermedio y superior, al igual que para todo el personal involucrado en adquisiciones o auditorías. Además, todos los directores de centros de operaciones y jefes de proyectos, independientemente de su nivel e incluido el personal nacional, deberán hacer dichas declaraciones.
Oficial de Ética/Protección de los denunciantes de irregularidades
UNOPS nombró a su Oficial de Ética en 2006. En ese mismo año el Director Ejecutivo de UNOPS recordó a todos los empleados de UNOPS su responsabilidad de denunciar las sospechas de fraude que involucren a funcionarios, personal del cuadro orgánico, proveedores, contratistas o cualquier otra parte con una relación de negocios con UNOPS. También se informó al personal sobre la protección ofrecida a los denunciantes de irregularidades y sobre la disponibilidad de una línea directa para denunciar presuntos abusos. La política para afrontar fraudes ha sido sustancialmente renovada para aclarar qué se entiende por fraude y cómo afrontarlo. El personal de UNOPS también puede presentar otros asuntos al Oficial de Ética de las Naciones Unidas.
Rendición de cuentas y transparencia
Se ha realizado un importante esfuerzo para compilar y publicar todos los documentos relevantes en línea para su examen público, como información sobre las actividades de adquisiciones, presupuestos, estados financieros, informes de auditorías, etc., en las secciones de Rendición de cuentas y Ética en el sitio web de UNOPS.
UNOPS también dispone ahora de una política sobre divulgación de información que perfila el tipo de información que el organismo pondrá a disposición del público y el modo en que la misma puede obtenerse. La política garantiza la disponibilidad de amplia información relativa a las operaciones de UNOPS, a excepción de las categorías específicas y limitadas en las que se requiere confidencialidad. Estas excepciones, que aparecen enumeradas en la política, cubren ámbitos como la seguridad, la intimidad de los empleados y los procesos de deliberación.
La siguiente información se encuentra disponible en el sitio web de UNOPS:
UNOPS está actualmente estableciendo una red informática externa que permita a los asociados acceder directamente a documentación más específica de los proyectos, entre la que se incluye información financiera más exhaustiva y medios de presentación de información en tiempo real.