Planificación

El cliente se encarga de preparar las especificaciones detalladas y genéricas (de los bienes), el mandato (para los servicios) o el alcance de los trabajos. Si el cliente lo solicita, UNOPS puede asistirlo durante este proceso.

El cliente analiza las estimaciones de gastos con el centro de operaciones, la oficina regional o la sede de UNOPS.

Todas las nuevas solicitudes deben ser presentadas en el formulario de solicitud de UNOPS y en las directrices adjuntas. Las solicitudes deberán ser enviadas por correo electrónico, fax o por correo normal a las oficinas en el país, las oficinas regionales o la sede de UNOPS. 

Estimación de gastos

A continuación, UNOPS revisa la solicitud para evaluar cuestiones como la elegibilidad para aprovechar los servicios de adquisiciones de UNOPS y los problemas éticos.

Si la solicitud es aceptable, UNOPS prepara y envía una estimación al cliente.

La estimación incluye:

• El coste de los bienes y servicios
• Los gastos de tratamiento y manipulación
• Los costes del transporte y los seguros
• Los términos comerciales internacionales (Incoterms)

Si los bienes o servicios solicitados son especiales y no se incluyen dentro  del Contrato de Largo Plazo (LTA) con los proveedores, UNOPS llevará a cabo una licitación antes de entregar una estimación de gastos.

La licitación puede durar de 6 a 8 semanas, dependiendo de la complejidad y la disponibilidad de especificaciones/mandato/alcance de los trabajos, detallados y genéricos.

Compromiso

El cliente suscribe un memorando de entendimiento (MOU) con UNOPS y transfiere los fondos relacionados en la estimación de gastos a UNOPS.

El MOU contiene:

• Un resumen del proceso de los servicios de adquisiciones de UNOPS
• Los términos y condiciones de la o las transacciones
• La información sobre la validez y la terminación por ambas partes

Adquisiciones y entrega

Cuando se recibe el MOU y los fondos, UNOPS adquiere y entrega los bienes o servicios al cliente. 

Liquidación de cuentas

UNOPS lleva a cabo los pagos finales a los proveedores y a la agencia de transporte. 

Asimismo, UNOPS prepara los Estados financieros de las cuentas, y los envía al cliente con cualquier saldo remanente.