Planification

Le client prépare les spécifications détaillées et génériques (pour les biens), les termes de référence (pour les services) ou le champ d'application des travaux. À sa demande, l'UNOPS peut l’assister au cours de ce processus.

Le client procède à une estimation des coûts avec le centre d'opérations, le bureau régional ou le siège de l'UNOPS.

Toutes les nouvelles demandes doivent être soumises à l'UNOPS via un formulaire de demande avec des directives d'accompagnement à envoyer par courriel, fax ou courrier postal aux bureaux nationaux ou régionaux ou au siège de l'UNOPS.

Estimation des coûts

L'UNOPS passe alors en revue la demande afin de confirmer qu'elle réponde bien aux critères d'éligibilité du Service d'achats (Procurement Services) de l'UNOPS ou de recevabilité sur le plan déontologique.

Si la demande est jugée recevable, l'UNOPS constitue et envoie un devis au client.

Les estimations prennent en compte :

• Coût des biens ou services
• Frais de gestion
• Coûts liés au fret et aux assurances
• INCOTERMS – Conditions internationales de vente

Si les biens ou services demandés ne répondent pas à des normes standard, et donc ne faisant pas déjà l'objet d'Accords à Long Terme avec des fournisseurs, l'UNOPS  effectue alors un appel d'offres avant qu'une estimation des coûts ne puisse être établie.

L'appel d'offres peut prendre 6-8 semaines, selon la complexité et la disponibilité des spécifications détaillées et génériques, des termes de référence ou du champ d'application des travaux.

Engagement

Le client signe un protocole d'accord (MOU) avec l'UNOPS et transfère les fonds repris dans la liste d’estimation des coûts fournie par l'UNOPS.

Le MOU comporte :

• Un aperçu du processus de passation de marchés de l'UNOPS
• Les termes et conditions des transactions
• Des informations relatives à la validité et aux limites contractuelles pour chacune des parties.

Approvisionnement et livraison

Dès réception du MOU et des fonds, l'UNOPS fournit et livre les biens ou services au client.

Clôture des comptes

L'UNOPS s'occupe des paiements finaux au(x) fournisseur(s) et au transporteur. L'UNOPS prépare un état financier des comptes (Financial Statement of Accounts) et le fait parvenir au client avec le solde restant dû le cas échéant.