Les actions-clés prises à ce jour consistent en :

• la création d’un système d’audit interne et d’une fonction spécifique d’investigation
• l’application de contrôles financiers solides qui incluent l’usage obligatoire d’outils électroniques de gestion financière
• la création d’un poste de Déontologue et d’un système de protection de la dénonciation des irrégularités à l’UNOPS
• une politique complète de publication de l’information
• le recrutement compétitif d’équipes de direction et de membres du personnel financier plus qualifiés
• des règles plus rigoureuses pour les services d’achats et des formations plus exigeantes
• la diffusion de règles et de limites claires concernant les frais de représentation
• des déclarations de situation financière exhaustives fournies par le personnel

Ces décisions, ainsi que d’autres décisions administratives ont eu des répercussions positives et concrètes. L’UNOPS est aujourd’hui bien plus solide et plus professionnel que par le passé. L’organisation est à présent en mesure de proposer des services de qualité supérieure et de mener des  opérations de manière plus efficace et plus responsable afin de servir les intérêts de toutes les parties prenantes.  

Ces améliorations ont permis à l’UNOPS de jouir d’une reconnaissance objective manifestée par des rapports d’audit positifs (nous avons fait l’objet de rapports d’audit irréprochables pour les deux derniers exercices biennaux), de nouveaux accords-cadres commerciaux avec le Secrétariat des Nations Unies, la Commission européenne, la Banque mondiale, ainsi que par de nouvelles preuves de confiance et de  satisfaction de la part de ses partenaires. En 2009, pour la première fois, l’organisation a été en mesure d’atteindre les objectifs fixés par le Conseil d’administration en termes de réserve opérationnelle, ce qui est un signe de stabilité financière. Les nouvelles activités en 2009 ont dépassé l’objectif de 1,44 milliard de dollars, preuve de la confiance des partenaires dans la capacité de l’UNOPS à contribuer de manière efficace aux opérations et aux résultats.

Les États membres ont réagi de manière très positive quant au statut actuel de l’organisation. À titre d’exemple, le Groupe africain a souligné les résultats concrets fournis par l’UNOPS à ses partenaires dans des conditions extrêmement difficiles. L’Allemagne a quant à elle décrit l’UNOPS comme « un collaborateur compétent et efficace dans la lutte contre la pauvreté et pour la réalisation des objectifs du Millénaire pour le développement ».

L’UNOPS a élaboré de nouvelles politiques approuvées par son Conseil d’administration dans les domaines suivants : un nouveau règlement financier et de nouvelles règles de gestion financière, ainsi que de nouveaux systèmes de responsabilité et de surveillance, de contrôle financier et de gestion du risque. 

Les mesures déjà approuvées visant à améliorer le système de contrôle financier et de gouvernance de l’UNOPS comprennent :

Un système d’audit interne

Le Groupe de l’Audit interne et des Investigations (IAIG) a été créé au début de l’année 2008 et répond aux critères de l’Institut des auditeurs internes. Ce bureau fournit des services d’assurance, propose des conseils et des améliorations et contribue à l’amélioration des systèmes de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de l’organisation. Il a également pour objectif d’encourager et de renforcer les contrôles internes rigoureux et de gérer les risques au sein de l’organisation.

Ce nouveau bureau d’audit a plus que doublé le nombre de membres du personnel de l’UNOPS qualifiés pour les activités d’audit interne. En 2008, le nombre d’audits de projets a presque triplé, et les visites sur le terrain ont fortement augmenté. En 2009, le Groupe de l’Audit interne et des Investigations a maintenu le taux d’augmentation des activités d’audit interne de l’UNOPS par rapport aux années précédentes, améliorant ainsi l’ensemble du système de contrôle interne de l’organisation. En Septembre 2009, le Groupe de l’Audit interne et des Investigations a joué un rôle central et spécifique dans la gestion et la conduite d’investigations dans l’organisation.

Le Comité consultatif

Un Comité consultatif de la stratégie et de l'audit a été mis en place en 2007 et se constitue de membres indépendants avec à leur actif une expertise acquise dans le secteur privé, de donateurs bilatéraux et multilatéraux, ainsi que d’autres acteurs du système des Nations Unies.

Ce Comité se rassemble quatre fois par an et conseille le Directeur exécutif et d’autres dirigeants de l’UNOPS au sujet de questions stratégiques clés, dont la gestion des risques, les activités d’audit interne et externe et les règlement financier et règles de gestion financière.

Le contrôle de la gestion financière

L’exercice financier 2008/2009 marque un revirement financier pour l’UNOPS, qui a présenté des résultats positifs et a réapprovisionné les réserves opérationnelles à hauteur des termes visés par le Conseil d’administration. Le Groupe d'auditeurs externes des Nations Unies a rendu à l’UNOPS un rapport d’audit irréprochable.  

L’UNOPS contrôle ses résultats régulièrement à travers la section de gestion de son intranet  dont l’interface est administrée par  le progiciel de gestion intégré Atlas (Atlas Enterprise Resource Planning system - ERP). En 2009, le Groupe des pratiques financières a procédé à la clôture mensuelle des livres auxiliaires et à la clôture trimestrielle du grand livre. Les nouvelles procédures de présentation des résultats financiers ont permis de renforcer l’exactitude des données, ainsi que l’exhaustivité et la ponctualité de la présentation et du suivi de l’information financière.

L’UNOPS continue à réduire le volume de transactions en argent liquide, réduisant ainsi les possibilités de fraude et de vol. L’UNOPS a réussi à supprimer la modalité de comptes d'avances temporaires manuels et les a remplacés par plus de 70 comptes bancaires Atlas. L’UNOPS s’apprête à améliorer les normes IPSAS (International Public Sector Accounting Standards) d’ici janvier 2012 en concordance avec le PNUD et le FNUAP, qui utilisent le même ERP Atlas.  L’UNOPS gère le projet de transition vers IPSAS dans le cadre de la méthodologie de gestion de projet « Prince2 ».

Le service des achats

De nouvelles politiques et directives relatives aux services d’achats définissent à présent avec plus de clarté le cadre de travail du personnel de l’UNOPS.  Notamment, elles interdisent formellement toute faveur ou tout cadeau de la part des fournisseurs, elles prévoient des mesures anti-corruption et un code de conduite pour les fournisseurs, l’enregistrement automatique par l’UNOPS des fournisseurs suspendus par le Comité d’examen des fournisseurs des Nations Unies, un Système indépendant de contestation des adjudications, etc.  L’ensemble du personnel de l’UNOPS doit suivre une formation de déontologie. Ces nouvelles règles exigent un respect des critères déontologiques tant de la part du personnel chargé des services d’achats que de la part des fournisseurs. À chaque étape importante du processus, l’assurance qualité est garantie par l’accord pour approbation des conseillers aux achats. Aucun membre décisionnel des  services d’achats de l’UNOPS n’accordera de contrats sans accord pour approbation préalable obligatoire d’un conseiller aux achats.

Le nouveau processus de sélection du personnel a permis d’élever le niveau des compétences exigées, élevant par la même occasion le niveau de professionnalisme des opérations d’achats. Les employés des services d’achats bénéficient régulièrement de formations sur le tas, et tous, y compris les assistants, doivent obtenir un certificat professionnel indépendant.  L’UNOPS  s’est inscrit à un programme permettant d’obtenir une certification pour les services d’achats via le  Chartered Institute of Purchasing and Supply. Cette démarche présente une cohérence avec les efforts de l’UNOPS en vue d’obtenir le certificat ISO 9001.

La structure interne

En conformité avec son Plan stratégique 2010-2013, l’UNOPS a effectué une révision de sa structure globale,  institutionnalisant l’ « approche de pratique ». L’approche de pratique aligne la politique, les processus métiers, les outils et les personnes à travers les différentes fonctions, les domaines de services et de soutien et les lieux géographiques. L’une des modifications les plus importantes de cette stratégie fut  l’introduction de pratiques de soutien à la mise en œuvre permettent d’articuler les domaines clés dans lesquels nous sommes le plus en mesure d’aider nos partenaires : l’infrastructure, les recensements et les élections, la santé, l’environnement, et réforme du secteur de la justice et de la sécurité.

Afin d’accroître les capacités opérationnelles, et en préparation à l’obtention du certificat de gestion de la qualité ISO 9001, l’UNOPS a mis en place le Système de gestion de la qualité et des pratiques (Practice and Quality Management System). Ce système en ligne fournit des conseils aux utilisateurs, gère le programme des améliorations des directions de pratiques et présente des liens vers des systèmes de partage des connaissances de pratique.

La gestion de projets

Compte tenu de l’adoption de la méthode de gestion de projets Prince2, l’UNOPS a élaboré des directives pour toutes les phases du cycle de projets, sous la forme de 10 instructions obligatoires, accompagnées de notes d’orientation. Le groupe des pratiques de gestion de projets a en outre mis au point des outils informatiques afin de renforcer le suivi des projets et d’en tirer des enseignements. 

Les ressources humaines

Les nouvelles politiques de recrutement ont amélioré les compétences des employés et supprimé les risques de favoritisme, rendant désormais tout recrutement compétitif. Des restrictions ont été mises en place de telle sorte que les anciens membres du personnel travaillant dans le cadre des procédures d’achats de l’UNOPS n’ont pas le droit de chercher ni d’accepter un emploi avec tout sous-traitant ou fournisseur de biens ou de services de l’UNOPS l’année suivant la fin de leur contrat.

Les frais de représentation

De nouvelles instructions relatives aux frais de représentation de l’UNOPS ont été publiées.  Elles définissent clairement ce qui peut et ne peut pas être fait, ainsi que les procédures de remboursement et les limites. Les instructions mettent l’accent sur le fait que les événements doivent être « discrets », particulièrement dans le cas de non-membres de l’UNOPS, et doivent « éviter toute extravagance ou ostentation. »

 Les déclarations de situation financière

De nouvelles instructions ont fait des règles de déclaration de situation financière de l’UNOPS les plus complètes du système des Nations Unies, avec une déclaration d’intérêts obligatoire pour tous les membres du personnel des niveaux intermédiaire et supérieur, ainsi que pour tout le personnel travaillant dans le cadre d’activités d’achats ou d’audit. Au-delà, tous les directeurs des centres d’opérations et tous les responsables de projets, quel que soit leur niveau et y compris le personnel national, doivent effectuer de telles déclarations.

Le déontologue/le système de protection

En 2006, l’UNOPS a créé un poste de déontologue. La même année, le directeur exécutif de l’UNOPS a rappelé à tous les employés de l’UNOPS leur obligation morale de signaler toute suspicion de fraude impliquant d’autres employés, des non employés ayant signé un contrat avec l’UNOPS, des fournisseurs, des contractants ou toute autre partie liée à l’UNOPS par ses activités. Le personnel a également été informé de l’existence d’un système de protection des employés signalant des irrégularités, ainsi que de l’existence d’une ligne anonyme permettant de signaler les abus. La politique de traitement des fraudes a été remaniée de façon à clarifier la notion-même de fraude et la façon de la traiter. Les membres du personnel de l’UNOPS peuvent aussi faire remonter ces questions au Déontologue des Nations Unies.

D’importants efforts ont été réalisés afin de rassembler et de publier sur internet tout document pertinent, tel que des informations relatives aux services d’achats, au budget, aux déclarations financières et aux rapports d’audit. Ces informations sont disponibles sous les rubriques Responsabilité et Éthique du site internet de l’UNOPS.

L’UNOPS a également élaboré une politique relative à la publication de l’information qui définit le type d’informations que l’organisation pourra publier et la manière dont ces informations pourront être obtenues. Cette politique vise à garantir que la majorité des informations concernant les opérations de l’UNOPS soient mises à la disposition du public, à l’exception d’un nombre limité d’informations spécifiques jugées confidentielles. Ces exceptions, énumérées dans la politique, concernent des domaines tels que la  sécurité, la vie privée des employés ainsi que les processus délibératifs.

Les informations suivantes sont disponibles sur le site internet de l’UNOPS :

• Les données des projets : Des informations concernant des projets actifs, notamment l’aperçu du projet, les partenaires, les sources de financement, le budget, les dépenses, ainsi que les contrats et documents relatifs au projet
• L’attribution des contrats
• Les bureaux : des informations concernant chaque bureau régional, opération et projet de l’UNOPS
• Les partenaires : y compris une liste de tous les partenaires du dernier Rapport Annuel
• Le Conseil d’Administration: tous les documents concernant les réunions, les décisions et les rapports
• Les Politiques et procédures – Directives organisationnelles (OD) et Instructions administratives pertinentes (AI)
• La répartition du personnel : Information concernant la diversité géographique et le ratio hommes-femmes au sein du personnel de l’UNOPS
• La Direction
• Les accords avec les pays hôtes : concernant les pays dans lesquels l’UNOPS travaille, lorsque l’information est disponible
• Les plans-cadres des Nations Unies pour l'aide au développement : concernant les pays dans lesquels l’UNOPS travaille, lorsque l’information est disponible

L’UNOPS élabore actuellement un « extranet » afin de fournir à ses partenaires un accès direct à une documentation plus complète, dont des informations plus exhaustives concernant la situation financière, ainsi que des outils de rapport de l’information en temps réel.