À travers la modalité de gestion de contrats, l’UNOPS contrôle entièrement le projet et ses résultats. Cela inclut la supervision et la gestion structurées à plein temps de tous les contractants et consultants.
L’UNOPS prendra en charge la gestion de tous les éléments principaux des travaux d’infrastructure physique tout en veillant à toujours respecter ses règles et règlements. Les professionnels du projet planifieront et élaboreront le projet afin de garantir une efficacité et une qualité optimum avec un minimum de risques, assurant ainsi le succès du projet.
La modalité de gestion est normalement divisée en quatre phases distinctes :
Conception
La phase de conception correspond à la présentation du projet conjointement avec le partenaire et à l’élaboration d’un comité de projet représentant le partenaire et l’utilisateur final. C’est à ce stade que sont exposés dans les grandes lignes les paramètres et les résultats du projet et que sont déterminés le délai, le budget et la tolérance d’acceptation.
Planification
La phase de planification correspond à l’élaboration plus détaillée et à l’approbation du Document de Conception du Projet par le comité de projet. La procédure de planification est fondamentale avant d’entreprendre toute soumission de contrat ou passation de marché, parce que c’est elle qui confirme les dispositions optimales des contrats, qui fixe le budget souhaité pour les travaux du projet, et qui délimite le champ des activités dans le cadre des tolérances déterminées. C’est également lors de cette phase que seront définis les capacités et les tarifs des contractants régionaux et que seront établis les contacts avec les départements compétents des gouvernements. À cette étape, l’UNOPS peut également prendre en charge les études de faisabilité si le partenaire ne s’en est pas déjà chargé.
Exécution des travaux
La phase d’exécution des travaux est celle où la majeure partie du budget et du temps sont investir dans tout projet d’infrastructure. C’est également la phase où commencent les procédures d’appels d’offres et de passations de marchés. Si le partenaire ne s’en est pas encore chargé, la première tâche consistera en général à mener des études de faisabilité, des estimations de l’impact environnemental et des analyses.
Une fois les études nécessaires terminées commence le stade d’élaboration des plans. L’UNOPS peut assurer ce service en faisant appel à un conseiller local ou international, en se basant sur un accord à long terme avec un consultant approuvé antérieurement, ou une combinaison de ces deux possibilités. L’UNOPS a à cœur d’atteindre des résultats en matière de conception qui remplissent les plus hauts critères de viabilité et de respect de l’environnement.
Tout en assurant l’élaboration les plans (il est toutefois essentiel que ces deux services consistent en deux processus différents), les ingénieurs de l’UNOPS évaluent toutes les spécifications et la documentation contractuelle concernant les travaux et rédigent un devis quantitatif (Bill of Quantity, BoQ). Si le client demande à pouvoir suivre l’avancement du projet, ou s’il est nécessaire de réduire la durée du projet dans son ensemble, il est possible, durant le stade d’élaboration des plans, de fragmenter les attributions en petits ensembles de tâches (comme des travaux généraux de terrassement ou des travaux préliminaires), avant de les soumettre et de les assigner.
Une fois terminées toutes les activités précédant la construction, les appels d’offre peuvent être soumis, évalués et attribués en conformité avec les règles et règlement de l’UNOPS. La flexibilité des modalités de contrat de l’UNOPS lui permet de proposer une diversité de contrats, dont ses propres contrats et ceux de la FIDIC (Fédération Internationale Des Ingénieurs Conseils), afin de pouvoir aborder au mieux les pratiques locales en matière de mesure, de paiement et d’échelle de prix.
Ensuite vient le stade de construction de l’infrastructure physique, durant lequel l’UNOPS fournit des services de supervision à temps plein et de gestion de contrat. Ses normes élevées de supervision garantissent le développement des capacités locales, réservant les compétences plus élevées et les pratiques de qualité pour les travaux futurs.
Période de responsabilité en cas de défectuosité
Après la fin des réalisations matérielles et après les inspections effectuées conjointement, l’UNOPS remet le projet à ses partenaires et aux utilisateurs finaux. S’ensuit une période de responsabilité en cas de défectuosité, d’une durée de 6 à 12 mois en général. C’est pendant cette période que les travaux sont inspectés et s’ils sont jugés non défectueux, l’UNOPS lève les rétentions et effectue les derniers paiements. L’UNOPS supervise et fournit les services concernant les articles de propriété industrielle pour la période de garantie.
L’UNOPS ne se charge pas de la maintenance et du fonctionnement d’usage de l’infrastructure durant cette période. Le contrat de l’UNOPS prend fin après la déclaration de fin de travaux.