Les processus d’achats

Les activités d’achats de l’UNOPS se basent sur la gestion responsable et rigoureuse des fonds de l’organisation et des fonds qui lui sont confiés par ses partenaires.

Dans le cadre de ses activités d’achats, l’UNOPS applique les principes suivants :

Le meilleur rapport qualité-prix
L’impartialité, l’intégrité et la transparence
Une concurrence efficace
Le respect des meilleurs intérêts de l’UNOPS et de ses partenaires

Le Manuel des achats de l’UNOPS détaille la politique de l’organisation pour la conduite d’activités d’achats. Il permet de s’assurer que toutes ces activités sont conformes aux instruments législatifs de l’UNOPS. Le Manuel des achats de l’UNOPS est disponible en français, en anglais et en espagnol.

Les processus d’achats

L’UNOPS a recours à différentes méthodes d’appel à la concurrence pour recueillir des offres de fournisseurs, notamment l’achat direct (shopping) en dessous d’un certain montant, la demande de cotations (request for quotation – RFQ), l’appel d’oﬀres (invitation to bid – ITB) et la demande de propositions (request for proposal – RFP).

Demande de cotations : une méthode d’appel à la concurrence informelle par laquelle les fournisseurs sont invités à soumettre une cotation pour la fourniture de biens, de services ou de travaux. Cette méthode est normalement utilisée pour des produits de base largement disponibles, lorsque le montant de l’achat demeure au-dessous du seuil fixé pour les méthodes formelles d’appel à la concurrence (10 000 dollars ou plus, mais inférieur à 250 000 dollars). Les cotations sont évaluées selon le principe de « l’offre la moins disante, techniquement la plus conforme ».
Appel d’offres : une procédure formelle d’appel à la concurrence par laquelle les fournisseurs potentiels sont priés de présenter une offre pour la fourniture de biens, de services ou de travaux. Cette méthode est habituellement utilisée lorsque les besoins sont clairement et complètement énoncés. Les offres sont évaluées selon le principe de « l’offre la moins disante conforme pour l’essentiel » et ce processus est employé pour les achats d’une valeur de 250 000 dollars ou plus.
Demande de propositions : une procédure formelle d’appel à la concurrence à travers laquelle les fournisseurs sont priés de présenter une proposition pour la fourniture de biens, de services ou de travaux d’après les spécifications, le cahier des charges ou les termes de référence inclus dans les documents d’appel à la concurrence. Ce type de procédure est normalement utilisé dans les cas où les besoins sont complexes ou ne peuvent être clairement ou complètement énoncés, lorsque des évaluations techniques détaillées doivent être effectuées, ou lorsque les prix ou les coûts ne peuvent pas être le seul critère d’attribution du contrat. Les demandes de propositions sont menées selon un système à deux plis, où les propositions techniques et financières sont présentées séparément. La méthode d’évaluation employée est « l’analyse cumulative » des propositions techniques et financières, et ce type de processus est utilisé pour les achats d’une valeur de 250 000 dollars ou plus.

Les méthodes d’appel à la concurrence de l’UNOPS peuvent en outre être précédées d’un exercice d’identification des fournisseurs, qui aide l’organisation à trouver des fournisseurs en mesure de fournir les biens, services ou travaux requis. Les méthodes d’identification des fournisseurs utilisées par l’UNOPS sont la demande d’information (request for information – RFI), l’expression d’intérêt (expression of interest – EOI) et la préqualification (pre-qualification – PQ).

Différents types de concurrence peuvent être utilisés selon la valeur des achats, les conditions du marché et d’autres facteurs, notamment la concurrence ouverte (accessible publiquement à tous les fournisseurs, méthode par défaut utilisée par l’UNOPS), la concurrence limitée (accessible à un nombre limité de fournisseurs présélectionnés, en général dans le cadre d’un processus public d’expression d’intérêt ou de préqualification) et le marché de gré à gré (à un fournisseur unique).

La majorité des avis de marché de l’UNOPS sont à concurrence ouverte, afin d’assurer aux fournisseurs un accès égal et les mêmes chances d’être sélectionnés pour fournir des biens, services ou travaux. Les avis de marchés sont publiés sur le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM).

Presque tous les avis de marchés de l’UNOPS nécessitent que les fournisseurs soumettent leur offre par l’entremise de la plateforme d’achats électroniques eSourcing, qui est intégrée au portail UNGM. L’UNOPS exige que tous ses fournisseurs potentiels aient un compte de base sur le portail UNGM, qui est obtenu à la suite d’un processus d’auto-inscription. Cette auto-inscription est nécessaire pour pouvoir soumettre une offre sur la plateforme eSourcing.

Favoriser l’innovation

Dans son Manuel des achats, l’UNOPS a mis en place diverses procédures qui permettent l’achat de biens, de services et de travaux novateurs, notamment la possibilité de soumettre des offres alternatives dans le cadre d’appels à la concurrence.

Toutefois, il peut y avoir des situations où l’utilisation de ces procédures n’est pas suffisamment efficace pour trouver des solutions innovantes ou pour influencer le marché en faveur de l’innovation. C’est le cas par exemple pour des activités précommerciales comme des services de recherche et de développement, ou pour des biens ou services qui ne sont pas encore commercialisés à grande échelle.

Dans ces situations, l’UNOPS peut autoriser d’autres approches, comme des processus d’appel à la concurrence en plusieurs phases (en organisant par exemple des réunions avant la publication de l’appel à la concurrence pour définir les spécifications), ou encore des évaluations fondées sur la qualité, et non sur le coût, pour sélectionner des solutions novatrices.

Considérations importantes à l’égard des documents d’appel à la concurrence

Les documents d’appel à la concurrence de l’UNOPS contiennent des informations essentielles sur le processus d’achat, notamment les informations qui suivent.

Renseignements sur l’appel à la concurrence et instructions aux soumissionnaires : dispositions en vertu desquelles le processus d’appel à la concurrence est entrepris, notamment la date limite pour soumettre des offres, la date limite pour les demandes de clarification, la période de validité des soumissions, la devise utilisée, des renseignements sur la réunion préliminaire ou la visite des installations du soumissionnaire, le cas échéant, la langue dans laquelle les soumissions doivent être présentées, les procédures de contestation, etc.
Méthode et critères d’évaluation : méthode et critères utilisés pour évaluer les soumissions reçues, notamment les critères formels, d’admissibilité et de qualification ainsi que les critères techniques et financiers.
Description des besoins : présentation des biens, services ou travaux dont l’UNOPS a besoin. Cette description peut prendre la forme de spécifications techniques, de termes de référence, de documents de conception, etc.
Annexes ou formulaires à envoyer avec les soumissions : informations que les fournisseurs doivent indiquer dans leur offre. La quantité d’informations requise dépendra de la complexité des exigences et de la valeur des biens, services ou travaux achetés.
Informations contractuelles : type de contrat qui sera signé avec le fournisseur sélectionné, y compris les conditions générales.

Types de contrats

L’UNOPS a mis au point des contrats types pour travailler avec ses fournisseurs.

Bon de commande : contrat adressé à un fournisseur pour documenter l’achat de biens ou de services simples.
Contrat de biens : contrat pour l’achat de biens et d’éventuels services connexes.
Contrat pour services mineurs : contrat pour la prestation de services simples d’une valeur inférieure à 50 000 dollars.
Contrat pour services professionnels : contrat pour la prestation de services d’une valeur généralement supérieure à 50 000 dollars.
Accord à long terme : accord écrit, passé entre l’UNOPS et un fournisseur, qui est établi pour une longue période (normalement entre trois et cinq ans) et qui porte sur des biens ou services déterminés à des prix prescrits ou tarifaires, sans aucune obligation juridique d’en commander une quantité minimale ou maximale.
Accord de marché ouvert : accord écrit entre l’UNOPS et un fournisseur qui est établi pour une courte période (normalement 12 mois) et pour une valeur monétaire limitée (maximum 250 000 dollars).
Contrats de travaux : l’UNOPS a élaboré cinq modèles de contrats de travaux fondés sur la série de contrats normalisés de la Fédération internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC).

Structure et conditions générales des contrats

Les contrats de l’UNOPS sont généralement structurés comme suit :

Acte d’accord
Conditions spéciales ou particulières du contrat
Conditions générales du contrat
Annexes, y compris la description des exigences, la liste des prix, etc.

Les conditions générales sont celles qui régissent le contrat dans son ensemble. Elles comportent des dispositions spécifiques relatives aux mines antipersonnel, au travail des enfants, à l’exploitation sexuelle et aux droits fondamentaux des travailleurs et travailleuses. Les fournisseurs qui signent un contrat de l’UNOPS acceptent automatiquement de respecter ces conditions. Les conditions générales des contrats sont disponibles ci-après.

Principales recommandations pour les fournisseurs

Familiarisez-vous avec les politiques et procédures de l’UNOPS en consultant le Manuel des achats.
Consultez les conditions générales des contrats (ci-après).
Suivez la formation en ligne « Devenir fournisseur de l’UNOPS ».
Inscrivez-vous sur le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM) en tant que fournisseur de l’UNOPS.
Préparez-vous à aider l’UNOPS à mieux comprendre le marché et participez aux demandes d’information, aux expressions d’intérêt et aux processus de préqualification.
Concentrez-vous sur les types d’appels à la concurrence où vous pensez avoir le plus de chances de réussite, et envisagez de collaborer avec une autre organisation pour faire des offres conjointes.
Lisez attentivement les documents d’appel à la concurrence et, en cas de besoin, demandez des clarifications.
Si vous avez une solution novatrice qui ne correspond pas aux spécifications habituelles des appels à la concurrence, communiquez avec le bureau local de l’UNOPS afin de proposer votre solution.